Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Esta política aplica a los datos personales que tratamos a través de nuestro sitio web, nuestros agentes de inteligencia artificial por WhatsApp, llamadas telefónicas, widget de voz, chat web, SMS, Instagram y Messenger, y en nuestra relación con clientes y prospectos.

Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos. Cuando tratamos datos de personas ubicadas en la Unión Europea, también aplicamos el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Como responsable: tratamos los datos de quienes visitan nuestro sitio, conversan con nuestros agentes para conocer Fluya, solicitan una demo o son nuestros clientes y contactos comerciales.
• Como encargado: cuando operamos agentes de IA para nuestros clientes (por ejemplo, una clínica, un concesionario o una inmobiliaria), tratamos los datos de sus prospectos por cuenta de ellos y siguiendo sus instrucciones. En ese caso, el responsable es nuestro cliente, quien debe contar con la autorización de sus titulares y con su propia política de tratamiento. Si quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, puedes dirigirte a esa empresa o escribirnos y trasladaremos tu solicitud.

• Identificación y contacto: nombre, número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp o redes sociales, correo electrónico y empresa.
• Contenido de las conversaciones: mensajes de texto, notas de voz, imágenes y archivos que envías por WhatsApp, chat web, SMS, Instagram o Messenger.
• Llamadas: grabación de audio, transcripción y resumen de las llamadas atendidas o realizadas por nuestros agentes de voz.
• Widget de voz del sitio: el audio de tu micrófono, solo mientras la conversación está activa y después de que lo autorizas en tu navegador.
• Información comercial: necesidad o producto de interés, presupuesto, plazo de compra, disponibilidad y citas agendadas.
• Navegación: dirección IP aproximada, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, clics y desplazamiento dentro de cada página, recogidos mediante cookies de Google Analytics y Microsoft Clarity. Clarity puede generar grabaciones anónimas de la navegación, en las que se ocultan los textos que escribes.

No solicitamos datos sensibles. Si decides compartirlos en una conversación (por ejemplo, información de salud al consultar a una clínica), solo se usarán para atender tu solicitud. No estás obligado a responder preguntas sobre datos sensibles.

• Responder tus consultas y conversar contigo por el canal que elijas.
• Calificar tu interés comercial, agendar citas o demostraciones y transferir la conversación a un asesor.
• Hacer seguimiento a solicitudes que quedaron abiertas y, si lo autorizaste, enviarte información comercial de Fluya.
• Prestar y mejorar nuestros servicios, controlar su calidad y atender reclamos.
• Medir y mejorar el funcionamiento del sitio web.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y contables.

Las llamadas con nuestros agentes de voz se graban y transcriben para dejar registro de lo conversado, agendar correctamente, controlar la calidad y atender reclamos. Te informamos al inicio de la llamada. Si no deseas continuar con una llamada grabada, puedes finalizarla y pedir que te contactemos por otro medio.

Nuestros agentes generan respuestas de forma automatizada con modelos de lenguaje de terceros, como los de OpenAI, Google (Gemini) y Anthropic (Claude). Siempre puedes pedir hablar con una persona.

Los agentes clasifican el interés comercial para priorizar la atención, pero no toman decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre ti: las decisiones comerciales finales las toman personas. No vendemos tus datos ni los usamos para fines distintos a los descritos en esta política.

Compartimos datos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad:

• Meta Platforms: WhatsApp Business, Instagram y Messenger.
• Proveedores de inteligencia artificial: OpenAI, Google y Anthropic.
• Proveedores de telefonía, voz y transcripción.
• Proveedores de alojamiento e infraestructura en la nube.
• Google Analytics y Microsoft Clarity: medición del sitio web, mapas de calor y grabaciones anónimas de navegación.
• El CRM y el calendario del cliente para el que atendemos la conversación, cuando actuamos como encargado.
• Autoridades, cuando la ley lo exija.

Algunos de estos proveedores almacenan o procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esas transferencias, que realizamos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y bajo las garantías contractuales que exige la ley.

Nuestro sitio usa cookies de Google Analytics y Microsoft Clarity para medir visitas, entender cómo se usa cada página (mapas de calor y grabaciones anónimas de navegación) y mejorar la experiencia. Puedes bloquearlas o eliminarlas desde la configuración de tu navegador, o instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics. El sitio seguirá funcionando sin ellas.

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras exista una relación comercial o mientras lo exija la ley. Cuando actuamos como encargado, conservamos los datos según las instrucciones del cliente responsable. Cumplido el plazo, los eliminamos o anonimizamos.

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que damos a tus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de haber agotado el trámite con nosotros.
• Pedir que no te contactemos con fines comerciales. En WhatsApp o SMS basta con responder que no deseas recibir más mensajes.

Si te encuentras en la Unión Europea, también puedes ejercer los derechos de limitación del tratamiento, oposición y portabilidad, y presentar una reclamación ante tu autoridad de protección de datos.

Escribe a info@fluya.ai indicando tu nombre, el teléfono o correo con el que interactuaste, tu solicitud y un medio para responderte. Podremos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

• Consultas: respondemos en un máximo de 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más si es necesario, informándote el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, entenderemos que desististe.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido, incluidos el acceso restringido a la información y el cifrado en las comunicaciones con nuestros proveedores.

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de menores de 18 años. Si detectamos que los recibimos, los eliminaremos.

Esta política está vigente desde el 17 de octubre de 2026. Si la modificamos de forma sustancial, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia.